Feedbackul este un proces de comunicare prin care se oferă informații despre performanța unei persoane sau a unui produs, cu scopul de a îmbunătăți respectiva performanță. Reprezintă opinia prezentată unei persoane în urma unei acțiuni întreprinse de aceasta, servind ca punct de plecare pentru dezvoltare profesională.
Conform definiției oficiale din DEX, feedbackul este o “retroacțiune care se manifestă la nivelul diferitelor sisteme (biologice, tehnice etc.) în scopul menținerii stabilității și echilibrului lor față de influențe exterioare; retroacțiune inversă, conexiune inversă, cauzalitate inelară, lanț cauzal închis”. Cu alte cuvinte, feedbackul acționează ca un mecanism de reglare și echilibrare.
În context organizațional, feedbackul reprezintă un instrument esențial pentru dezvoltarea angajaților și construirea unei culturi organizaționale sănătoase. Potrivit studiilor, 73% dintre angajați consideră feedbackul important, însă doar o treime dintre ei îl primesc efectiv. Acesta furnizează informații valoroase despre performanța unei persoane, punctele sale forte și aspectele care necesită remediere.
Pentru a fi eficient, feedbackul trebuie să fie specific și orientat spre acțiune sau comportament. Este important de menționat că un feedback de calitate nu descrie persoana în sine, ci activitatea acesteia, motiv pentru care un feedback punctual se dovedește mult mai eficient decât unul general. De asemenea, feedbackul trebuie să fie constructiv și să se axeze pe identificarea unor soluții la problemele existente.
În mediul profesional, feedbackul joacă un rol vital, acționând ca motor al performanței și dezvoltării continue atât pentru organizație, cât și pentru resursa umană. Acesta facilitează o comunicare deschisă și eficientă între membrii echipei, manageri și subordonați, ajutând la clarificarea așteptărilor și la reducerea neînțelegerilor. Prin oferirea unui feedback constructiv, angajații se simt apreciați și înțeleg mai bine cum contribuie la succesul echipei.
Feedbackul nu trebuie să fie un sfat, o sondare psihologică, o critică sau o laudă. Mai exact, acesta trebuie să fie o reacție la un comportament specific, la ceea ce a experimentat o persoană când a intrat în contact cu un anume fenomen. Un feedback bine formulat trebuie să comunice eficient și foarte exact ce anume deranjează, în ce mod afectează sau care sunt așteptările de la o persoană, fără a leza sau a ataca personalitatea acesteia.
Tipuri de feedback și exemple
Literatura de specialitate identifică trei tipuri principale de feedback, fiecare cu caracteristici distincte și aplicabilitate diferită în context profesional și personal.
Feedback evaluativ
Feedbackul evaluativ măsoară performanța unei persoane în raport cu anumite standarde stabilite. Acest tip de feedback monitorizează procesul de învățare, ajută la identificarea punctelor forte și slabe și îmbunătățește procesul de asimilare al informațiilor. În forma sa pozitivă, feedbackul evaluativ menține activitatea persoanei în direcția corectă, în timp ce varianta negativă servește unei funcții corective, diminuând comportamentele nepotrivite.
Totuși, feedbackul evaluativ nu generează întotdeauna cele mai bune rezultate. Atunci când este negativ, este adesea interpretat drept răutate sau atac la persoană, rareori conducând la îmbunătățirea comportamentului. Prin urmare, acest tip de feedback se dovedește eficient doar când este pozitiv, nereușind să mențină stabilitatea și echilibrul conform definiției autentice a feedbackului.
Feedback prescriptiv
Feedbackul prescriptiv este specific și orientat spre obiective. Acesta nu se ocupă de generalități, ci se concentrează pe atingerea unui anumit scop printr-un set deliberat de acțiuni. În loc să descrie ce a făcut subiectul, feedbackul prescriptiv sugerează ce ar trebui să facă pe viitor.
Deși poate fi util când este solicitat, acest tip de feedback este adesea lipsit de consistență deoarece nu descrie exact situația actuală. Având mai degrabă forma unui sfat, poate determina persoana care îl primește să se închidă în sine, considerând că este ușor să oferi recomandări, dar mai dificil să acționezi.
Feedback descriptiv
Feedbackul descriptiv este singurul care corespunde pe deplin noțiunii autentice de feedback. Acest tip generează rezultate remarcabile când este oferit corect, reducând reacția defensivă din partea interlocutorului. Caracteristicile sale esențiale includ: nu emite judecăți de valoare, este specific, bine țintit, aplicabil, realist și aduce îmbunătățiri concrete.
Fiind neutru și concentrat pe fapte obiective, feedbackul descriptiv evită evaluările subiective. El observă comportamentul sau performanța unei persoane fără a judeca. Astfel, oferă o perspectivă obiectivă, evitând să fie jignitor sau demotivant. Printre cele trei tipuri, feedbackul descriptiv este cel mai eficient în mediul profesional, deoarece nu provoacă reacții defensive și conduce la îmbunătățiri vizibile ale performanței.
Cum oferi un feedback constructiv ca manager
Oferirea unui feedback constructiv reprezintă o componentă esențială în arsenalul oricărui manager eficient. Pentru ca feedbackul să își atingă scopul, trebuie urmate câteva principii fundamentale care transformă o simplă conversație într-un instrument puternic de dezvoltare profesională.
1. Alege momentul potrivit
Timing-ul joacă un rol crucial în eficiența feedbackului. Feedback-ul constructiv trebuie oferit într-un cadru privat și liniștit, unde ambele părți se simt confortabil. Evită să oferi feedback în fața altor persoane sau în momente de stres intens. Programează o întâlnire specială pentru discuție și asigură-te că există suficient timp disponibil pentru ambele părți.
2. Fii specific și obiectiv
Un feedback eficient este întotdeauna clar și specific. În loc să spui “Trebuie să fii mai organizat”, încearcă “Ar fi util să folosești un calendar pentru a-ți gestiona mai bine timpul”. Utilizează date și exemple concrete care să susțină observațiile tale. Vorbește despre situații precise, nu generalități, astfel încât angajatul să înțeleagă exact ce trebuie îmbunătățit.
3. Concentrează-te pe comportament, nu pe persoană
Feedback-ul constructiv trebuie să se axeze pe comportamentul observat, nu pe trăsăturile de personalitate. În loc să spui “Ești dezorganizat”, formulează astfel: “Am observat că termenele limită nu au fost respectate în ultimele două proiecte”. Această abordare reduce șansele ca persoana să devină defensivă și crește probabilitatea de acceptare a feedbackului.
4. Oferă soluții, nu doar observații
Nu te limita la a identifica probleme – oferă sugestii concrete și realiste pentru îmbunătățire. Propune un plan de acțiune clar și stabiliți împreună pași specifici pentru dezvoltare. Pune la dispoziție resurse și instrumente utile care să faciliteze progresul și monitorizează evoluția în timp.
5. Încurajează dialogul
Feedback-ul nu trebuie să fie un monolog. Transformă-l într-o conversație bidirecțională, încurajând angajatul să-și împărtășească perspectiva. Ascultă activ și acordă timp pentru întrebări și clarificări. Un feedback eficient creează spațiu pentru dialog deschis, construind încredere și respect reciproc în echipă.
Greșeli frecvente în oferirea feedback-ului
În procesul de oferire a feedbackului, managerii comit frecvent erori care reduc eficiența comunicării și pot avea efecte negative asupra echipei. Identificarea și evitarea acestor greșeli reprezintă o etapă esențială pentru implementarea unei strategii de feedback eficiente.
Feedback negativ în public
Oferirea feedbackului corectiv de față cu alte persoane constituie una dintre cele mai grave erori manageriale. Această abordare poate genera sentimente de umilință și jenă pentru persoană, afectând semnificativ stima de sine și motivația. Studiile arată că 78% dintre angajați declară că s-au demotivat în urma unei critici primite în mod nepotrivit. Feedback-ul corectiv trebuie întotdeauna oferit într-un cadru privat, protejând demnitatea persoanei și facilitând o conversație deschisă.
Folosirea sfaturilor în loc de feedback
O altă greșeală frecventă este confundarea feedbackului cu oferirea de sfaturi. Mulți manageri consideră că oferă feedback atunci când, de fapt, doar teoretizează pe marginea unei situații. Sfatul nu reprezintă un feedback autentic deoarece nu constituie o reacție și nu atinge scopul fundamental al feedbackului – reglarea și echilibrarea sistemului. Un sfat de tipul “Cred că ar trebui să scrii din nou raportul” nu este un feedback, ci mai degrabă o opinie personală care nu descrie efectul acțiunii asupra celui care oferă feedbackul.
Critica personală în loc de observație comportamentală
Fineţea feedbackului constă în capacitatea de a face diferența dintre persoană și acțiune. Managerii au deseori tendința de a-și judeca angajații în mod subiectiv, concentrându-se pe trăsăturile lor personale și nu pe comportamentele specifice. În loc să spuneți “Ești dezorganizat”, o abordare corectă ar fi “Am observat că au existat erori frecvente în rapoarte”. Feedbackul eficient se referă întotdeauna la acțiuni sau rezultate concrete, niciodată la atribute personale.
